Weihnachtsgeschenke an Kunden und Geschäftspartner gehören vielerorts zum guten Ton, steuerlich handelt es sich dabei um Repräsentationskosten, die in ihrer Absetzbarkeit begrenzt sind.
Geschenke bis zu einem Einzelwert von 50 Euro sind sowohl bei der Mehrwertsteuer als auch bei der Einkommensteuer voll absetzbar. Bei Geschenken mit einem Einzelwert von über 50 Euro ist die Mehrwertsteuer nicht absetzbar. Bei der Einkommensteuer ist der Abzug für Unternehmen mit einem Jahresumsatz von bis zu 10 Millionen Euro prozentual auf 1,5 % des Jahresumsatzes begrenzt. Für Unternehmen mit einem Jahresumsatz zwischen 10 und 50 Millionen Euro beträgt das Limit 0,6 % und für Unternehmen mit einem Jahresumsatz von über 50 Millionen Euro nur noch 0,4 % des Jahresumsatzes.
Bei Freiberuflern beträgt die einkommenssteuerliche Grenze 1 % der Jahreseinnahmen, unabhängig davon, ob die Geschenke den Einzelwert von 50 Euro übersteigen oder nicht. Bei Geschenkkörben ist der Gesamtwert des Korbes als Grundlage zu verwenden. Bei eigenen Waren, d.h. Waren aus eigener Herstellung oder eigene Handelsware stellt die unentgeltliche Abgabe einen besteuerbaren Umsatz dar. Um dem Kunden keine Mehrwertsteuer in Rechnung stellen zu müssen, kann alternativ eine Eigenrechnung erfolgen.
Für Weihnachtsgeschenke an Mitarbeiter gelten besondere Regeln. Diese sind für das Unternehmen absetzbar, müssen aber beim Mitarbeiter als Sachbezug (fringe benefit) versteuer werden. Allerdings gibt es für den einzelnen Mitarbeiter eine jährliche Freigrenze bis zu der Geschenke und andere Begünstigungen nicht versteuert werden müssen. Dieser Betrag beträgt grundsätzlich 258,23 Euro. Für das Jahr 2024 wurde diese Freigrenze auf 1000 Euro bzw. 2000 Euro für Mitarbeiter mit zu Lasten lebenden Kindern angehoben.
Auch für das Weihnachtsessen mit den Mitarbeitern gibt es eine eigene Grenze. Die Ausgaben für solche Veranstaltungen sind bis zu einem Höchstbetrag von 5 Promille der gesamten Lohnkosten des Unternehmens absetzbar. Darüber hinaus gilt die allgemeine Regelung, dass Ausgaben für Lebensmittel und Getränke nur zu 75 % absetzbar sind.
Die steuerliche Behandlung von Weihnachtsgeschenken ist komplex und erfordert eine sorgfältige Dokumentation, damit zustehende Abzüge nicht verloren gehen.
Ab 2025 ist eine weitere Verschärfung der Regelungen geplant, wonach die Bezahlung für Geschenke mit einer rückverfolgbaren Zahlungsmethode erfolgen muss, um weiterhin die steuerliche Abzugsfähigkeit in Anspruch nehmen zu können.