Das kürzlich verabschiedete Haushaltsgesetz 2025 führt neue Bedingungen für die steuerliche Abzugsfähigkeit von Reise-, Unterkunft-, Verpflegungs- und Repräsentationskosten ein.
Ab dem 1. Jänner 2025 müssen diese Kosten durch rückverfolgbare Zahlungsmethoden wie Bank­überweisung, Bankomat, Kreditkarte oder andere elektronische Zahlungsmethoden bezahlt werden, damit das Unternehmen diese Kosten steuerlich geltend machen kann. Zudem ist die Zahlung der Kosten mittels rückverfolgbarer Zahlungsmethoden eine Voraussetzung für die steuerfreie Erstattung dieser Ausgaben durch den Arbeitgeber an den Arbeitnehmer, der diese Kosten vorgestreckt hat.

Mit anderen Worten: Wenn z. B. ein Außendienstmitarbeiter die Rechnung für sein Mittagessen bar bezahlt, kann das Unternehmen die Kosten nicht steuerlich absetzen und für den Arbeitnehmer gilt der Betrag, den er für das Mittagessen vom Arbeitgeber erstattet bekommt, als Einkommen. Dieser Betrag ist somit steuer- und so­zial­versicherungs­pflichtig. Nur Zahlungen mit nachverfolgbaren Zahlungsmethoden ermöglichen den Abzug dieser Kosten und stellen sicher, dass die Ausgabenerstattung an den Arbeitnehmer nicht von diesem versteuert werden muss. Unter die neuen Bestimmungen fallen alle Kosten für Reisen, Unterkunft und Verpflegung, Taxi, Mietwagen usw. Ausgenommen von den neuen Bestimmungen sind die Kosten für Fahrkarten für Liniendienste oder für den Zug.
Die neuen Bestimmungen sollen die Verwendung von Bargeld einschränken und die Einhaltung der steuerlichen Pflichten fördern. Unternehmen und Arbeitnehmer sollten die neuen Bestimmungen genau beachten, um steuerliche Nachteile zu vermeiden. Die neuen Regelungen gelten auch für Freiberufler, die ihre Reisekosten an ihre Auftraggeber weiterberechnen.