Eine angemessene Büroausstattung spiegelt sich in der Produktivität der Mitarbeiter wider. Für Arbeitgeber ist dies ein wichtiger Faktor, um eine angenehme und technisch ausgereifte Arbeitsumgebung zu schaffen.
von Jasmin Maringgele

Laut einer Oxford-Studie aus dem Jahr 2019 hängt die Produktivität von Mitarbeitern stark mit dem Wohlbefinden am Arbeitsplatz zusammen. Die Umgebung spielt dabei eine große Rolle und ist ein wichtiger Einflussfaktor. In der Coronazeit haben viele Arbeitnehmer – wenn möglich – von zu Hause aus gearbeitet und viele Arbeitgeber haben diese Zeit genutzt, um ihre Büros umzustrukturieren. In den Büros werden täglich viele Entscheidungen getroffen und manchmal mehr Zeit verbracht als in den eigenen vier Wänden. Da liegt es nahe, die richtigen räumlichen Voraussetzungen für ein positives und produktives Umfeld zu schaffen. Große Eckpfeiler sind dabei einerseits eine technisch einwandfreie IT-Ausstattung, andererseits eine gesundheitsförderliche Möblierung und die kleinen, nicht zu unterschätzenden Extras für die Zufriedenheit der Mitarbeiter.

Auch Home-Office braucht eine gute Ausstattung

IT-Ausstattung und ergonomisches Sitzen
Eine effiziente technische Büroausstattung ist in Zeiten der Digitalisierung in nahezu allen Bereichen unerlässlich. Die meisten Anfragen kommen heute per Mail, Kundendaten werden im Computer gespeichert und das „papierlose Büro“ gewinnt an Bedeutung. Kurzum: Das meiste läuft heute überwiegend digital ab. Ob Monitor, Laptop, Server, Software oder Zoom, diese Begriffe sind längst im normalen Büroalltag angekommen. Qualitativ hochwertige Geräte, die zuverlässig arbeiten, sind dafür Voraussetzung. Es lohnt sich daher, von Anfang an oder bei Bedarf in die richtige IT-Ausstattung zu investieren. Technische Probleme gehören mit zu den Ärgernissen im Büroalltag und sollten möglichst schnell behoben werden. Es empfiehlt sich, einen direkten Ansprechpartner für technische Fragen zur Verfügung zu haben und die Mitarbeiter in Hinblick auf die rasante Entwicklung der Digitalisierung laufend zu schulen.
Die meisten Menschen verbringen bis zu 85 % des Tages sitzend. Die Folge sind zahlreiche Erkrankungen des Muskel- und Skelett­apparates, insbesondere Rückenschmerzen, die durch zu langes und starres Sitzen verursacht werden. Rückenfreundliches Mobiliar ist daher ein unverzichtbarer und wesentlicher Faktor im Büro. Ergonomische Bürostühle sollten idealerweise von den Mitarbeitern selbst ausgewählt werden, da die Sitzbedürfnisse individuell unterschiedlich sind. Rückenlehne, Sitzfläche und Armlehnen sollen individuell einstellbar sein. Immer beliebter werden höhenverstellbare Schreib­tische, die auch das Arbeiten im Stehen ermöglichen. Ein nicht zu unterschätzender Faktor für die Produktivität ist das Raumklima im Büro. Abgestandene Luft und Sauerstoffmangel machen müde und träge. Regelmäßiges Lüften oder die kontinuierliche Frischluftzufuhr sowie Zimmerpflanzen verbessern die Raumluft spürbar. Ein frischer Obstkorb, Snacks zur freien Entnahme oder ein Kaffeeautomat sind kleine Extras für Mitarbeiter, welche die Stimmung heben. Zufriedene Mitarbeiter arbeiten in der Regel produktiver und engagierter.

Büroausstattung für zu Hause
Spätestens seit Corona erleben die Schlagworte Heimarbeit, Home-Office oder Telearbeit einen regelrechten Aufschwung. Während diese Begriffe umgangssprachlich synonym verwendet werden, sind sie arbeitsrechtlich unterschiedlich definiert. Telearbeit ist kein antiquierter Begriff für Home-Office, sondern bezeichnet einen fest installierten Bildschirm und Platz zu Hause von dem aus eine bestimmte Arbeit erledigt wird – der Vorläufer dessen, was heute unter Home-Office verstanden wird. Allerdings war der Begriff anfangs nicht klar definiert, da er während der Corona-Pandemie für die meisten Angestellten spontan und vorübergehend umgesetzt wurde. Inzwischen sind viele wieder in den Büroalltag zurückgekehrt oder haben Mischformen zwischen Tele- und Büroarbeit gefunden. Zahlreiche Betriebe haben Home-Office – klar definiert – in ihre Strukturen integriert. Während das Arbeiten von zu Hause aus viele Vorteile bietet, wie bessere Vereinbarkeit von Familie und Beruf oder das Einsparen von langen Anfahrtswegen mit sich bringt, ist vor allem die ungeeignete „Büroausstattung“ in den eigenen vier Wänden ein Nachteil. Die Mindestausstattung für gelegentliches Arbeiten im Home-Office sollte eine entsprechende technische Ausstattung und geeignetes Mobiliar umfassen. Zur Grundausstattung gehören: Ein Schreibtisch mit ausreichend Arbeitsfläche und ein ergonomischer Schreibtischstuhl, um Haltungsschäden durch falsches Sitzen vorzubeugen. Zur technischen Ausstattung gehören allenfalls ein zuverlässiger Computer mit Bildschirm, Drucker, Tastatur und Maus. Für konzentriertes Arbeiten und die Teilnahme an Besprechungen sind zudem hochwertige Kopfhörer sowie ein stabiles WLAN unerlässlich. Ansonsten gilt es sich so einzurichten, dass man sich auch beim Arbeiten von zu Hause aus wohl fühlt. Ein Familienfoto auf dem Schreibtisch, eine dekorative Pflanze oder der Blick in den Garten können förderlich sein. Der Arbeitsplatz sollte räumlich strikt vom privaten Wohnbereich getrennt sein.

Fit bleiben im Büroalltag
Große Betriebe reagieren auf den Bewegungsmangel ihrer Büromitarbeiter mit Präventionsmaßnahmen im Bereich Fitness und spezieller Bewegungsförderung: Gesundheitsseminare, haus­eigene Fitnessräume oder speziell ausgebildete Physiotherapeuten sollen neben einer ergonomischen Büroausstattung dabei helfen, Folgeerkrankungen zu vermeiden und die Zufriedenheit im Unternehmen zu steigern. Schmerzen im unteren Rückenbereich sind bei Erwachsenen weit verbreitet und lassen sich im Büroalltag durch gezielte Übungen auch ohne aufwändige Geräte – ein Gymnastikball genügt beispielsweise – vermeiden oder lindern.

Rückenschmerzen durch gezielte Übungen lindern

Leichte Kräftigungsübungen für Rücken und Beine sowie Dehnübungen fördern eine schnellere Regeneration des Rückens und stärken die Rumpfmuskulatur. In der Fachliteratur oder im Internet sind zahlreiche Übungen zu finden. Es sollte versucht werden, möglichst viel Bewegung in den Büroalltag zu integrieren und nicht nur über längere Zeiträume in einer Sitzhaltung zu verharren. Dynamisches Sitzen ist das Stichwort: Während längerer Sitzphasen wechselt man dabei aktiv zwischen verschiedenen Körperhaltungen. Jeder Wechsel bedeutet Bewegung und kommt der Rückengesundheit zugute. Als optimale Faustregel für den Büroalltag gilt die „40-15-5“-Regel. Sie besagt: 40 Minuten (dynamisch) sitzen, 15 Minuten stehen und 5 Minuten umhergehen. Bei anhaltenden Rückenschmerzen ist jedoch der Gang zum Arzt oder Physiotherapeuten unumgänglich.